A gestão eficiente de tarefas e projetos é um dos pilares para o crescimento saudável de qualquer empresa.
E para isso, contar com uma plataforma adequada faz toda a diferença. Não apenas para manter tudo organizado, mas para garantir clareza, escala e colaboração entre as equipes.
Entre as opções mais conhecidas do mercado estão o ClickUp e o Trello.
Ambas surgiram com a proposta de facilitar a organização do trabalho em times, mas hoje ocupam posições bem diferentes no que diz respeito à profundidade, personalização e visão estratégica.
Enquanto o Trello aposta em simplicidade e fluxos visuais baseados em quadros estilo kanban, o ClickUp foi desenvolvido para centralizar toda a operação da empresa em um só lugar (tarefas, documentos, metas, automações e relatórios) com uma estrutura flexível e escalável.
Neste blog post, vamos comparar as duas plataformas em critérios decisivos: recursos, integrações, usabilidade, análises, suporte e planos.
Se você busca uma ferramenta para ir além da organização básica e realmente escalar com eficiência, este conteúdo vai te mostrar qual caminho seguir.
ClickUp x Trello: visão geral das plataformas
ClickUp e Trello são ferramentas populares para gestão de projetos, mas com propostas bem diferentes.
Enquanto o Trello aposta na simplicidade, o o ClickUp vai além.
ClickUp
O ClickUp é uma plataforma completa de gestão de projetos, produtividade e colaboração entre equipes.
Criada para centralizar todas as operações em um único ambiente, com uma proposta “tudo-em-um”, ele reúne tarefas, documentos, metas, automações, relatórios e comunicação, eliminando a necessidade de usar várias ferramentas separadas para cada parte do processo.
A estrutura do ClickUp é altamente flexível, com níveis hierárquicos que permitem organizar desde pequenas demandas até projetos complexos com múltiplas áreas envolvidas. Empresas com diferentes times (exemplo: marketing, vendas, produto e operações) conseguem adaptar a plataforma à sua realidade com alto grau de personalização.
Entre os recursos nativos estão: visualizações diversas (lista, quadro, cronograma, gantt, carga de trabalho), editor de documentos integrado, definição de metas, automações sem código, dashboards com indicadores em tempo real, controle de tempo, permissões avançadas e painéis interativos.
Outro ponto forte é a integração com outras ferramentas. O ClickUp se conecta facilmente com Slack, Google Drive, Zoom, HubSpot, CRM, ERPs e muito mais. Isso via integrações nativas ou por conectores como Zapier e Make.
Além disso, a plataforma oferece uma versão gratuita robusta e planos pagos acessíveis, tornando-se uma opção viável tanto para empresas iniciantes quanto para organizações em crescimento acelerado.
Em resumo, o ClickUp é indicado para empresas que buscam controle, escalabilidade e eficiência operacional, transformando a gestão de tarefas em um processo estratégico e orientado por dados.
Trello
O Trello é uma ferramenta de gestão de tarefas baseada no modelo kanban, voltada para a organização visual de fluxos de trabalho.
Com uma interface simples e intuitiva, o Trello permite que equipes criem quadros, listas e cartões para representar tarefas, facilitando o acompanhamento do progresso e a colaboração em projetos.
Cada cartão pode conter checklists, prazos, etiquetas, responsáveis, anexos e comentários. Essa estrutura torna o Trello acessível para usuários de qualquer nível técnico e o torna uma porta de entrada comum para empresas que estão começando a estruturar processos internos.
A principal vantagem do Trello está na sua facilidade de uso. Em poucos minutos, é possível configurar um fluxo básico de trabalho e envolver toda a equipe na ferramenta. No entanto, essa simplicidade também representa sua maior limitação: à medida que a operação cresce e exige maior controle, métricas e automação, o Trello pode se tornar limitado.
Para contornar essas limitações, é possível adicionar “power-ups” que são extensões para incorporar novas funcionalidades, como integrações, automações ou relatórios. No entanto, o uso contínuo de Power-Ups tende a gerar complexidade adicional e aumento de custo.
O Trello é ideal para times pequenos, freelancers ou projetos pontuais, onde a prioridade é manter a organização básica sem necessidade de relatórios avançados ou integração profunda entre áreas.
Em resumo, o Trello é uma boa escolha para quem busca simplicidade e organização visual. Mas para empresas que precisam escalar a operação, acompanhar indicadores e estruturar fluxos mais robustos, pode faltar profundidade.
ClickUp x Trello: comparativo das plataformas
Na hora de escolher uma plataforma de gestão, é fundamental ir além da aparência e analisar o que cada ferramenta realmente entrega.
Abaixo, comparamos ClickUp e Trello em seis pontos decisivos para quem busca eficiência, escalabilidade e controle operacional.
| Critério | ClickUp | Trello |
|---|---|---|
| Recursos | Plataforma tudo-em-um: tarefas, metas, documentos, automações e dashboards. | Foco em organização visual com listas e cartões no estilo kanban. |
| Integrações | +1.000 integrações nativas e via conectores. API aberta e flexível. | Integrações via “Power-Ups”, com número limitado por plano. |
| Usabilidade | Interface robusta com curva de aprendizado média. Alta personalização. | Extremamente simples de usar. Pouca configuração necessária. |
| Análises/Relatórios | Dashboards e painéis personalizáveis com indicadores em tempo real. | Relatórios básicos disponíveis via extensões. Sem visão integrada. |
| Suporte ao cliente | Suporte via chat, base de conhecimento ampla e integração guiada. | Suporte por e-mail. Base de conhecimento simples e comunidade ativa. |
| Preços/Planos | Versão gratuita completa. Planos pagos com ótimo custo-benefício. | Versão gratuita funcional. Planos pagos aumentam conforme o uso de “Power-Ups”. |
Recursos
A escolha entre ClickUp e Trello começa pela base: o que cada plataforma oferece em termos de funcionalidades nativas.
Aqui, a diferença é clara. O ClickUp entrega uma solução completa para operações em crescimento. O Trello, por outro lado, aposta em simplicidade e fluxos visuais básicos.
ClickUp
O ClickUp foi criado com o objetivo de substituir diversas ferramentas por uma única plataforma.
Sua estrutura permite que equipes organizem tarefas, documentos, metas, fluxos e indicadores de desempenho de forma integrada. Isso reduz a fragmentação de sistemas e melhora a visibilidade operacional.
Principais recursos:
- Organização por espaços, pastas, listas, tarefas e subtarefas
- Campos personalizados, dependências e tarefas recorrentes
- Gestão de metas, documentos, wikis e formulários
- Dashboards com gráficos e métricas em tempo real
- Múltiplas visualizações: lista, quadro, cronograma, carga de trabalho
- Automações com gatilhos, condições e ações encadeadas
Com essa estrutura, o ClickUp se adapta facilmente a diferentes áreas e níveis de complexidade dentro da empresa.
Trello
O Trello é baseado no modelo kanban, com quadros que contêm listas e cartões. A lógica é simples: cada cartão representa uma tarefa ou etapa, podendo conter prazos, checklists e comentários.
Recursos principais:
- Quadros visuais com listas e cartões
- Etiquetas e prazos
- Checklist, comentários e anexos
- Limite de recursos avançados nos planos gratuitos
- Expansão de funcionalidades por meio de Power-Ups
Embora seja funcional para tarefas básicas e fluxos lineares, o Trello não possui recursos nativos de gestão de metas, relatórios ou controle de capacidade de equipe, o que limita seu uso em contextos mais complexos.
Integrações
A integração com outras ferramentas é fundamental para conectar processos, automatizar tarefas e evitar retrabalho.
Tanto ClickUp quanto Trello oferecem integração com soluções populares, mas de formas bem diferentes em profundidade, flexibilidade e modelo de uso.
ClickUp
O ClickUp oferece integrações nativas com mais de mil ferramentas, além de permitir integrações personalizadas via API aberta e conectores como Zapier, Make e Webhooks.
Isso garante autonomia técnica e escalabilidade para empresas com operações mais complexas.
Destaques:
- Integrações com Google Drive, Slack, Zoom, Microsoft Teams, HubSpot, CRMs, ERPs e mais
- Possibilidade de criar automações cruzadas entre ferramentas
- API aberta para times de tecnologia desenvolverem conexões específicas
- Sem limitação de número de integrações por plano
Essa abordagem torna o ClickUp uma plataforma que se encaixa na realidade da empresa, e não o contrário.
Trello
O Trello oferece integrações por meio de Power-Ups, que são extensões ativadas nos quadros. Cada Power-Up adiciona uma funcionalidade extra, como Google Drive, Slack ou automações. O problema é que o número de Power-Ups disponíveis varia de acordo com o plano contratado.
Pontos de atenção:
- Apenas 1 Power-Up disponível por quadro no plano gratuito
- Integrações básicas exigem upgrades ou pagamento por complemento
- Maior risco de dependência de extensões externas
- Complexidade operacional quando vários Power-Ups são usados juntos
Embora funcione bem para fluxos simples, o modelo de integrações do Trello se torna um limitador conforme a empresa cresce ou demanda mais conexão entre áreas.
Usabilidade
A facilidade de uso é essencial para garantir a adoção da ferramenta por toda a equipe.
No entanto, usabilidade não deve ser confundida com simplicidade superficial. A questão central é: a plataforma facilita a execução do trabalho e o crescimento da operação?
ClickUp
O ClickUp possui uma interface moderna e flexível, com muitas possibilidades de configuração. Isso permite que equipes personalizem a plataforma de acordo com seu processo, área ou tipo de projeto. Por outro lado, essa flexibilidade exige uma curva de aprendizado moderada no início.
Características:
- Organização hierárquica que ajuda a estruturar operações complexas
- Diversas visualizações e filtros para atender diferentes perfis de usuário
- Onboarding guiado com sugestões automáticas de configuração
- Curva de adaptação compensada por profundidade de recursos e escalabilidade
É a escolha ideal para empresas que estão dispostas a investir um pouco mais de tempo no começo para ter mais controle e eficiência a longo prazo.
Trello
principal vantagem do Trello está em sua simplicidade. A lógica de quadros e cartões é fácil de entender e aplicar. Isso facilita o uso imediato, mesmo por usuários sem familiaridade com ferramentas de gestão.
Características:
- Interface extremamente simples e visual
- Nenhuma configuração complexa para começar a usar
- Ideal para tarefas pontuais, listas ou fluxos lineares
- Dificuldade de adaptação em projetos com múltiplas etapas, equipes ou áreas envolvidas
Embora seja excelente para início rápido, o Trello tende a se tornar limitado para equipes em expansão que precisam de mais organização, visão cruzada e padronização.
Análises e relatórios
Mais do que acompanhar tarefas, uma plataforma de gestão eficiente deve oferecer visibilidade clara sobre o desempenho da operação.
Isso inclui progresso, prazos, gargalos, produtividade e metas. Nesse ponto, ClickUp e Trello seguem caminhos bem diferentes.
ClickUp
O ClickUp oferece painéis de controle personalizáveis com recursos baseados em dados reais da operação. É possível visualizar indicadores por projeto, equipe, responsável ou período, o que ajuda a transformar tarefas em insights estratégicos.
Destaques:
- Criação de painéis com gráficos, métricas e contadores em tempo real
- Acompanhamento de metas, progresso por time e carga de trabalho
- Possibilidade de gerar relatórios de produtividade, atraso e eficiência
- Relatórios acionáveis para gestão e tomada de decisão
Essa abordagem permite que o ClickUp funcione como uma central de inteligência operacional, conectando execução à estratégia.
Trello
O Trello não oferece relatórios nativos robustos. O acompanhamento é feito de forma visual, a partir da movimentação dos cartões.
Para gerar dados ou relatórios mais completos, é necessário adicionar Power-Ups de terceiros, o que pode limitar a consistência e aumentar a dependência de ferramentas externas.
Características:
- Visualização por listas, cartões e etiquetas
- Sem dashboards nativos ou indicadores personalizáveis
- Relatórios só disponíveis via complementos (com limitações)
- Difícil mensuração de produtividade, capacidade ou atraso
O Trello funciona bem para controle visual de tarefas, mas não atende demandas de análise estratégica ou acompanhamento estruturado de desempenho.
Suporte ao cliente
A qualidade do suporte influencia diretamente na adoção da ferramenta, na resolução de dúvidas e no sucesso da implementação.
ClickUp e Trello adotam abordagens diferentes nesse aspecto, refletindo também o nível de complexidade de cada plataforma.
ClickUp
O ClickUp oferece uma estrutura de suporte robusta, com canais variados e materiais educativos pensados para ajudar o time a extrair o máximo da plataforma. Além disso, possui um onboarding guiado com sugestões automáticas de configuração e uso.
Destaques:
- Suporte via chat e e-mail em todos os planos
- Central de ajuda com artigos, vídeos, webinars e guias completos
- Onboarding inteligente com base no tipo de operação da empresa
- Comunidade ativa com fóruns e roadmap aberto de melhorias
A experiência de suporte do ClickUp é voltada para orientar a estratégia de uso da ferramenta, não apenas resolver problemas pontuais.
Trello
O Trello segue uma abordagem mais enxuta. Sua proposta de simplicidade se reflete em um modelo de suporte baseado principalmente em autossuficiência dos usuários. Isso funciona bem para usos mais básicos, mas pode ser insuficiente em operações mais complexas.
Características:
- Suporte por e-mail, com respostas dentro de prazos padrão
- Base de conhecimento com tutoriais simples e artigos curtos
- Comunidade global com dicas e soluções de usuários
- Sem onboarding personalizado ou suporte consultivo nos planos iniciais
Para empresas que não exigem suporte técnico aprofundado, o modelo do Trello é suficiente. Mas quem busca acompanhamento mais estratégico ou implantação estruturada, pode encontrar limitações.
Preços e planos
Mais do que o valor mensal por usuário, é importante entender o que está incluso em cada plano e como a plataforma se comporta à medida que a empresa cresce.
ClickUp e Trello possuem modelos distintos de precificação, e isso impacta diretamente na viabilidade a longo prazo.
ClickUp
ClickUp oferece uma versão gratuita robusta, com acesso a funcionalidades que outras plataformas cobram à parte. Já nos primeiros planos pagos, os usuários têm acesso a recursos avançados, como automações ilimitadas, painéis personalizados, metas e controle de carga de trabalho.
Modelos principais:
- Gratuito: tarefas, visualizações, automações básicas e integrações essenciais
- Plano ilimitado: já inclui automações avançadas, relatórios, formulários e permissões
- Planos superiores: adicionam recursos como gestão de capacidade, segurança avançada e relatórios cruzados
A proposta é clara: mais valor por plano, com menos dependência de complementos.
Trello
O Trello também possui um plano gratuito funcional, ideal para uso pessoal ou equipes pequenas. No entanto, recursos como integrações, automações e campos personalizados são limitados por “Power-Ups” — que se tornam restritivos nos planos básicos e encarecem conforme a complexidade aumenta.
Modelos principais:
- Gratuito: 1 Power-Up por quadro e automações limitadas
- Planos pagos: liberam múltiplos Power-Ups, integrações e mais segurança
- Planos empresariais: oferecem maior controle, mas com custo consideravelmente maior
O modelo do Trello é bom para quem precisa de pouco, mas se torna menos vantajoso conforme a operação exige mais recursos e escalabilidade.
Conclusão
Tanto o ClickUp quanto o Trello cumprem seu papel na organização de tarefas. Mas quando o objetivo é crescer com estrutura, controle e eficiência, a diferença entre eles se torna evidente.
O Trello é simples, fácil de usar e ideal para fluxos visuais básicos. Mas sua limitação em recursos, relatórios, integrações e automações o torna insuficiente para empresas que precisam de visibilidade estratégica, padronização de processos e escalabilidade operacional.
O ClickUp, por outro lado, entrega muito mais que uma organização de tarefas. Ele centraliza toda a operação em um único ambiente, com recursos nativos robustos, dashboards personalizáveis, metas, automações e uma estrutura flexível que se adapta a qualquer área da empresa.
Mas para que o ClickUp funcione de verdade, como uma ferramenta de crescimento, e não apenas de organização, é preciso ir além da configuração básica. E é exatamente nisso que podemos ajudar.
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