Escolher a ferramenta certa de gestão de projetos pode definir o sucesso ou o fracasso de uma operação.
Em um cenário onde agilidade, colaboração e eficiência são essenciais, plataformas como ClickUp e Notion vêm ganhando espaço em equipes de marketing, produto, vendas e gestão.
Ambas prometem organização e produtividade, mas com propostas e arquiteturas diferentes.
Muitos gestores nos procuram em dúvida entre as duas.
De um lado, o Notion se destaca por sua flexibilidade como uma “folha em branco”, sendo adotado amplamente por quem busca centralizar documentos e anotações.
De outro, o ClickUp vai além da documentação e se posiciona como uma solução robusta de gestão de projetos e operações, com recursos nativos de tarefas, metas, automações e relatórios. Tudo em um só lugar.
Neste artigo, vamos comparar de forma clara e objetiva os pontos fortes e fracos de cada plataforma explicando cada uma delas e analisando do ponto de vista de recursos, integrações, usabilidade, análises, suporte e planos.
Se você está buscando mais controle operacional, padronização de processos e escala com dados, este comparativo vai te ajudar.
ClickUp x Notion: visão geral das plataformas
Antes de comparar diretamente os recursos, é importante entender o posicionamento e o propósito de cada ferramenta.
Embora ClickUp e Notion sejam frequentemente colocados lado a lado, eles foram criados com objetivos diferentes.
A seguir, explicamos como cada um funciona na prática.
ClickUp
O ClickUp é uma plataforma completa de gestão de projetos, tarefas e operações.
Criado com o propósito de centralizar o trabalho de times multifuncionais, o ClickUp vai muito além de um simples organizador de tarefas. Ele é uma solução de produtividade empresarial com estrutura robusta, escalável e altamente personalizável.
A base da ferramenta está em sua hierarquia organizacional. Essa arquitetura permite que empresas estruturem suas operações com clareza, mantendo a visibilidade entre diferentes níveis de projeto e áreas da empresa.
Ao contrário de ferramentas generalistas, o ClickUp foi desenhado para sustentar operações em crescimento, com demandas de colaboração entre times de marketing, produto, vendas, financeiro e tecnologia.
Entre os principais diferenciais estão os recursos nativos de gestão de tempo, dependências, metas, automações, dashboards, docs colaborativos.
A ferramenta oferece múltiplas visualizações (lista, quadro, gantt, calendário e timeline) e permite criar fluxos personalizados com automações simples ou avançadas.
Sua integração com ferramentas como Slack, Google Workspace, Zoom, HubSpot e Zapier garante que o ClickUp se encaixe em diferentes componentes tecnológicos.
Além disso, os relatórios e painéis interativos tornam a análise de dados uma parte natural da rotina operacional.
O ClickUp é ideal para empresas que desejam substituir várias ferramentas por uma só e criar uma base sólida para crescer com previsibilidade, controle e clareza.
Em vez de adaptar o processo à ferramenta, o ClickUp se adapta à complexidade do seu negócio.
Notion
O Notion é uma plataforma versátil de organização e produtividade baseada em blocos.
Seu principal diferencial está na flexibilidade para criar páginas, bancos de dados, calendários, anotações e planejamentos personalizados em um ambiente altamente visual. Essa liberdade criativa o tornou especialmente popular entre freelancers, startups e times criativos.
A estrutura do Notion gira em torno de páginas interligadas e bancos de dados customizáveis. Tudo pode ser editado em tempo real com comentários, menções e integração com outros elementos visuais como imagens e vídeos. Isso facilita a construção de documentação interna, manuais, planos de ação, rotinas operacionais, planejamento de conteúdo, entre outros usos.
No entanto, por ser uma ferramenta de propósito amplo e aberto, o Notion não oferece recursos nativos avançados para gestão de tarefas e projetos. Faltam, por exemplo, painéis de performance, relatórios automáticos, controle de dependências, automações robustas e indicadores de produtividade.
Com isso, à medida que a operação cresce, o Notion acaba exigindo templates de terceiros ou integrações externas, por exemplo.
Além disso, como não possui uma hierarquia rígida de organização, sua escalabilidade pode se tornar um desafio. Muitos times relatam problemas com duplicidade de informações, baixa padronização e dependência de usuários-chave para manter a estrutura funcionando corretamente.
O Notion é ideal para equipes que valorizam liberdade criativa, documentação rica e gestão de conhecimento descentralizada.
Mas se o foco é padronizar processos, escalar entregas, acompanhar indicadores e gerir projetos com clareza operacional, ele tende a ser limitado, especialmente em empresas que estão saindo do caos para a estrutura.
ClickUp x Notion: comparativo das plataformas
Agora que você já conhece o propósito de cada ferramenta, é hora de colocar lado a lado os principais critérios que realmente importam para empresas que buscam organização, produtividade e escala.
Abaixo, você confere uma comparação objetiva entre ClickUp e Notion, considerando os pontos que mais influenciam na escolha da plataforma ideal para equipes de marketing, vendas, produto e gestão.
| Critério | ClickUp | Notion |
|---|---|---|
| Recursos | Completo para gestão de tarefas, projetos, metas, automações e dashboards | Focado em notas, wikis, bancos de dados e organização de conteúdo |
| Integrações | Ampla compatibilidade com Slack, Google, Zoom, HubSpot, Zapier, Make etc. | Integrações básicas com Zapier, Slack e Google, mas menos voltadas à operação |
| Usabilidade | Interface rica e flexível. Curva de aprendizado média, mas com onboarding | Muito intuitivo no início. Exige estruturação manual para escalar |
| Análises | Dashboards nativos, indicadores, relatórios por tarefa, time ou projeto | Não possui relatórios nativos. Requer soluções externas ou planilhas manuais |
| Suporte | Chat rápido, base de conhecimento, integração gratuita e comunidade ativa | Suporte limitado. Base de ajuda simples e comunidade forte |
| Planos e preços | Versão gratuita completa. Modelo escalável com ótimo custo-benefício para empresas em crescimento | Planos competitivos, mas com limitações claras em gestão de times |
Recursos
Ao comparar ClickUp e Notion, é fundamental entender como cada ferramenta atende às necessidades de equipes que buscam eficiência operacional e escalabilidade.
ClickUp
O ClickUp é uma plataforma projetada para unificar todas as operações de uma equipe em um único ambiente.
Sua estrutura modular permite que diferentes departamentos colaborem de forma integrada, mantendo a visibilidade e o controle sobre projetos e tarefas.
Destaques:
- Hierarquia organizada: espaços, pastas, listas, tarefas e subtarefas
- Campos personalizados e dependências entre tarefas
- Gestão de metas e OKRs integrados
- Dashboards personalizáveis com métricas em tempo real
- Diversas visualizações: lista, kanban, cronograma e carga de trabalho
- Automatizações configuráveis para otimizar fluxos de trabalho
Com essa robustez, o ClickUp é ideal para empresas que necessitam de uma solução completa para gerenciar projetos complexos e equipes multifuncionais.
Notion
O Notion oferece um ambiente flexível para criação e organização de conteúdo.
Sua abordagem baseada em blocos permite que usuários construam páginas personalizadas, adaptando-se a diversas necessidades, desde anotações simples até documentos corporativos.
Destaques:
- Criação de páginas e bancos de dados personalizados
- Visualizações variadas: lista, galeria, calendário
- Integração de conteúdo multimídia e links externos
- Templates para facilitar a criação de documentos e processos
Apesar de sua versatilidade, o Notion pode exigir configurações adicionais para atender a demandas mais complexas de gestão de projetos, especialmente em ambientes corporativos que necessitam de automações e relatórios detalhados.
Integrações
A capacidade de se conectar com outras ferramentas do ecossistema digital é essencial para empresas que buscam produtividade e fluidez nos processos.
E é justamente nesse ponto que as diferenças entre ClickUp e Notion se tornam evidentes.
ClickUp
O ClickUp foi projetado para centralizar a operação e reduzir a fragmentação entre ferramentas.
Ele oferece uma gama robusta de integrações e automações internas e externas, o que facilita a construção de um sistema unificado.
Destaques:
- Integrações nativas com Slack, Google Drive, Zoom, Microsoft Teams, HubSpot, GitHub e outros
- Compatibilidade com Zapier, Make e Webhooks para automações personalizadas
- Automação interna de tarefas com base em gatilhos, condições e ações
- Conexões diretas entre tarefas, documentos, metas, formulários e dashboards
- Redução de dependência de ferramentas externas e maior fluidez operacional
O ClickUp funciona como um hub central da operação, facilitando o trabalho entre áreas e plataformas.
Notion
O Notion oferece uma experiência mais limitada no que diz respeito a integrações.
Embora seja possível conectá-lo a algumas ferramentas conhecidas, a ausência de recursos nativos mais profundos exige uso constante de soluções externas.
Destaques:
- Integrações básicas com Google Calendar, Slack e GitHub
- Dependência de ferramentas como Zapier ou Make para criar automações mais robustas
- Integrações internas entre bancos de dados limitadas e com manutenção manual frequente
- Pouco suporte a sistemas de gestão, CRM ou relatórios operacionais
- Baixa automação entre elementos e ausência de fluxos operacionais integrados
O Notion pode funcionar bem como central de conteúdo, mas exige trabalho adicional para se encaixar em estruturas operacionais mais exigentes.
Usabilidade
A experiência de uso é um fator decisivo na adoção de qualquer ferramenta.
Aqui, estamos falando não apenas da interface, mas também da curva de aprendizado, adaptabilidade aos diferentes perfis da equipe e facilidade para escalar o uso conforme o crescimento da operação.
ClickUp
O ClickUp oferece uma interface rica em funcionalidades, mas com uma lógica estruturada que permite adaptação gradual.
Seu maior valor está em equilibrar robustez com personalização, sem comprometer a organização.
Destaques:
- Interface intuitiva com onboarding guiado para novos usuários
- Estrutura lógica que facilita o entendimento: espaços, pastas, listas, tarefas e subtarefas
- Flexibilidade para personalizar visualizações, campos e fluxos sem depender de código
- Possibilidade de salvar layouts e configurações como templates reutilizáveis
- Suporte visual completo com painéis, indicadores e diferentes formas de visualizar o trabalho
O ClickUp exige um esforço inicial para configurar, mas entrega uma experiência fluida e escalável conforme a operação cresce.
Notion
O Notion conquista pela simplicidade no início.
Sua interface limpa e flexível facilita a adoção por usuários individuais ou equipes pequenas. Porém, conforme a estrutura cresce, a gestão pode se tornar confusa.
Destaques:
- Interface visual leve e agradável, com experiência de uso semelhante à edição de documentos
- Facilidade de uso para criar páginas, bancos de dados e conteúdos interativos
- Ausência de uma hierarquia rígida pode gerar desorganização em times maiores
- Baixa padronização de processos quando não há um responsável pela estrutura
- Escalabilidade limitada: quanto mais complexa a operação, maior o risco de sobrecarga manual
O Notion funciona muito bem para times pequenos e criativos, mas carece de estrutura para sustentar operações com múltiplos times, regras e entregas simultâneas.
Análises e relatórios
A capacidade de acompanhar métricas, gerar relatórios e visualizar o desempenho das equipes é essencial para quem precisa tomar decisões com base em dados.
É aqui que muitas plataformas mostram suas verdadeiras limitações ou seus diferenciais estratégicos.
ClickUp
O ClickUp possui um dos sistemas de monitoramento mais completos entre as ferramentas de gestão de projetos.
Seus dashboards permitem que líderes visualizem o desempenho em tempo real, identifiquem gargalos e acompanhem indicadores personalizados.
Destaques:
- Dashboards interativos com dispositivos de métricas, gráficos e contadores
- Relatórios personalizáveis por projeto, time, responsável ou status
- Acompanhamento de produtividade, tempo estimado vs. realizado e progresso de metas
- Visualizações integradas com tarefas, subtarefas e automações
- Ideal para tomada de decisão baseada em dados e acompanhamento de KPIs
O ClickUp transforma dados operacionais em insights acionáveis, dando mais clareza e previsibilidade à gestão.
Notion
O Notion não possui recursos nativos voltados para análise de desempenho ou geração de relatórios.
Apesar de ser possível construir visualizações personalizadas com bancos de dados, isso exige trabalho manual e não oferece insights operacionais prontos para uso.
Destaques:
- Visualizações básicas com filtros e agrupamentos dentro de bancos de dados
- Ausência de dashboards nativos com indicadores de produtividade ou progresso
- Necessidade de criar sistemas próprios para acompanhar métricas
- Recurso de rollup e fórmulas pode ajudar, mas tem limitações e exige conhecimento técnico
- Dependência de ferramentas externas (como Google Sheets ou BI) para relatórios mais avançados
O Notion pode servir como repositório de dados, mas não entrega análises estruturadas. O acompanhamento de performance precisa ser montado manualmente e é limitado para times que buscam escala.
Suporte
Ao adotar uma ferramenta para gestão da operação, contar com suporte acessível, conteúdo educativo e uma comunidade ativa faz toda a diferença, especialmente durante a fase de implementação e adaptação da equipe.
ClickUp
O ClickUp investe fortemente em suporte e capacitação dos usuários. A plataforma oferece canais de atendimento, conteúdos práticos e uma comunidade engajada para garantir que os times consigam extrair o máximo da ferramenta.
Destaques do ClickUp:
- Suporte via chat disponível em todos os planos (com ótimo tempo de resposta)
- Base de conhecimento completa com artigos, tutoriais e vídeos explicativos
- Central de ajuda estruturada por tópicos e níveis de complexidade
- Cursos gratuitos e certificações para usuários e administradores
- Comunidade ativa com fóruns, webinars e espaço para feedback direto com o time de produto
O ClickUp dá suporte real à adoção e ao crescimento da ferramenta, com foco em educação e evolução constante do usuário.
Notion
O Notion é conhecido pela simplicidade de uso, mas seu suporte técnico ainda é limitado, especialmente para empresas que precisam de atendimento rápido ou suporte estratégico.
Destaques:
- Base de ajuda com artigos e vídeos básicos, focados em uso individual
- Suporte por e-mail, com prioridade apenas nos planos mais avançados
- Ausência de suporte em tempo real para a maioria dos usuários
- Comunidade global forte, com muitos tutoriais criados por usuários
- Recursos educacionais voltados para usuários criativos e autônomos
O Notion oferece suporte adequado para usuários autônomos, mas pode não atender à agilidade e profundidade exigidas por operações empresariais mais complexas.
Planos e preços
Mais do que o valor mensal por usuário, a avaliação de preço deve considerar o que cada plano entrega em termos de recursos, suporte e escalabilidade. Uma ferramenta aparentemente mais barata pode sair mais cara no longo prazo se limitar o crescimento da operação.
ClickUp
O ClickUp oferece um modelo de precificação que acompanha o crescimento da empresa.
Os planos são organizados por níveis de recursos e costumam ser acessíveis frente ao que oferecem. Mesmo no plano gratuito, é possível executar projetos reais com uma estrutura sólida.
Destaques:
- Plano gratuito com tarefas, dashboards e automações básicas
- Plano pago a partir de valores competitivos por usuário, com acesso a recursos avançados
- Recursos importantes (como metas, dashboards e automações robustas) disponíveis em planos intermediários
- Ótimo custo-benefício para equipes que buscam unificar tarefas, documentos, relatórios e metas em uma só ferramenta
- Possibilidade de expansão conforme a complexidade do time aumenta, sem necessidade de migração para outra solução
O ClickUp oferece valor real com preços que se adaptam à maturidade e à demanda da empresa.
Notion
O Notion tem um modelo de preços simples e atrativo, principalmente para uso individual ou times pequenos.
No entanto, conforme a operação se torna mais complexa, é comum surgir a necessidade de ferramentas complementares, o que eleva o custo total.
Destaques:
- Plano gratuito muito funcional para uso pessoal ou de pequenas equipes
- Planos pagos com valores acessíveis por usuário, mas com limitações de uso para grandes times
- Ausência de recursos nativos como automações, dashboards ou relatórios exige complementos externos
- Crescimento operacional pode exigir contratação de outras ferramentas (BI, CRM, gestão de tarefas)
- Preço final da operação pode ser mais alto do que aparenta inicialmente
O Notion tem custo inicial baixo, mas pode exigir múltiplas ferramentas para suprir lacunas, encarecendo a operação no médio prazo.
Conclusão
Tanto o ClickUp quanto o Notion têm seus méritos, mesmo eles atendendo necessidades diferentes.
O Notion é excelente como ferramenta de documentação, ideal para times pequenos, criativos ou que buscam liberdade total para montar sua própria estrutura.
Mas, quando o foco é escalar com eficiência, alinhar múltiplas áreas, padronizar processos e tomar decisões com base em dados, o ClickUp se destaca como a plataforma mais completa.
Ele vai além da organização: é uma solução de gestão operacional com profundidade estratégica, que permite consolidar tarefas, metas, dashboards, documentos e automações em um só ambiente. Isso reduz retrabalho, melhora a visibilidade e dá clareza ao que realmente importa que é entregar resultados com consistência.
Na Omni Ads, nós ajudamos empresas a estruturarem seus processos com uma consultoria especializada em gestão de projetos e implementação do ClickUp.
Nosso time mapeia sua operação, desenha fluxos personalizados e ajudar a entregar uma plataforma pronta para rodar com autonomia 100% adaptada à realidade do seu negócio.
Se sua equipe já sente que está perdendo tempo com tarefas manuais, falta de clareza e retrabalho, talvez o problema não seja o time, seja a ausência de uma estrutura real de gestão.